جهت جستجوی محتوای گروه اگزیت، از کلیدواژه مناسب در فیلد مقابل استفاده نمایید. سپس، نتایج در قسمت جستجوی پیشرفته، قابل بهینه‌سازی خواهد بود.

 

چگونگـی برون‌سپـاری؟

چگونگی برون‌سپاری

بایدها و نبایدهای برون‌سپاری

بسیاری از شرکت‌هایی که تصمیم به برون‌سپاری تمام یا بخشی از فرآیندهای عمومی خود داشته‌اند، با مشکلات جدی مواجه شده و در مواردی نیز کاملاً شکست خورده‌اند، به عبارت دیگر راه‌های متفاوتی برای شکست در برنامه برون‌سپاری در مسیر توسعه کسب و کار شناسایی شده است! اگرچه در ظاهر چنین استنباط می‌شود که لزوماً نیازی نیست دو طرف قرارداد برون‌سپاری، ارزش‌های مشترکی را دنبال نموده و یا تحت فرهنگ‌ها و خرده ارزش‌های یکسانی عمل نمایند، ولی در عمل عدم برخورداری از یک زبان مشترک فرهنگی به عنوان یکی از مهمترین عوامل شکست برنامه برون‌سپاری معرفی گردیده است. هرچند پارامترهای درون‌زایی نیز در خصوص موفقیت برنامه برون‌سپاری معرفی شده است؛ اهمیت فرهنگ و ارزش‌های مشترک هر دوطرف، یک پیام واضح برای کارآفرین یا مدیر کسب و کار کوچک، در بر دارد، و آن پیام این است که برون‌سپاری در سطح استراتژی یا سطح تاکتیک و عملیات، در هر صنعت، دارای راهکاری اختصاصی بوده و جهت موفقیت، بایستی متناسب با اقتضاعات درونی و بیرونی کسب و کار تعریف شود.

در فرآیند مشاوره کسب و کار تلاش می‌شود با بررسی چگونگی و باید و نبایدهای عمومی یک برنامه برون‌سپاری موفق، زمینه را برای این بررسی اختصاصی هموارتر نماییم. بدین منظور توصیه می‌شود به منظور جلوگیری از ورود به رابطه‌ای شکننده در برنامه برون‌سپاری از موارد زیر حتی‌الامکان خودداری نمایید:

  • هیچ‌گاه خود برنامه‌ریزی در خصوص برون‌سپاری را، برون‌سپاری ننمایید. آنچنانکه در خصوص زمان برون‌سپاری تشریح گردید، برون‌سپاری بایستی در مرحله برنامه‌ریزی استراتژیک طراحی شده و با آینده‌نگری لازم تمهیدات و شرایط مقتضی جهت برون‌سپاری در آینده نیز مورد توجه قرار گیرد. بدین ترتیب چنین استدلال می‌گردد که فقط با دیدی جامع و تصویری بال‌گردوار[1] (تمام و کمال و از بالا) نسبت به کلیات کسب و کار می‌توان برنامه برون‌سپاری را طراحی و یا اجرا نمود. از طرفی دیگر، تصمیم‌گیری در فرآیند اجرای برنامه برون‌سپاری نیز بایستی در راستای سایر اجزاء برنامه استراتژیک تعریف شود، و این امر فقط در لایه استراتژی سازمان محقق خواهد گردید.
  • فرآیندهایی را که نسبت به ابعاد و جوانب آنها تسلط ندارید را برون‌سپاری ننمایید. بسیاری از سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا مشکلات و مسائل خود را برون‌سپاری نمایند، درحالی که مشکلات قابل برون‌سپاری نیستند و با انجام این کار صرفاً دو کانون برای رسیدگی، هشدار و ارجاع کار تعریف می‌شود و در قبال کلیه ابعاد آن، نهایتاً خود سازمان مسؤول و پاسخگو خواهد بود. پس توصیه می‌شود به منظور شناخت و بررسی، ابتدا نسبت به تحلیل عمیق مسأله پرداخته و راه‌کار ایجاد شده را برون‌سپاری نمایید.
  • برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری درخصوص برون‌سپاری را در خلاء انجام ندهید. بسیار حیاتی است که کلیه افرادی که به نوعی درگیر عناصر و اجزاء برنامه برون‌سپاری هستند، در فرآیند برنامه‌ریزی نیز حضور داشته باشند. چراکه این افراد نظیر مدیران عملیاتی الزامات انجام کار را به خوبی می‌شناسند و می‌توانند در خصوص تعهدات و الزامات قرارداد برون‌سپاری راه‌کارهای سازنده‌ای پیشنهاد نمایند.
  • از مستندسازی برنامه برون‌سپاری خود غفلت نورزید. چنانچه به منظور برون‌سپاری از درخواست رسمی برای پیشنهاده[2] استفاده می‌نمایید یا از قبل طرف مقابل را به خوبی می‌شناسید، هرگز از مستند سازی ملزومات و مواردی که باید به منظور حصول نتیجه تمهید شوند، غفلت نورزید. بدین صورت علاوه بر شفافیت انتظارات، ادبیات مشترکی بین شما و طرف مقابل، در طی زمان اجرای برنامه برون‌سپاری جاری خواهد بود. همچنین مستندسازی، به شما کمک می‌نماید تا ابعاد مبهم برنامه را به خوبی شناسایی نموده و پیش از اینکه زمان را از دست بدهید، می‌توان آن موارد را نیز در چهارچوب مناسب ادغام نمود.
  • در فرآیند انتخاب گزینه مناسب جهت برون‌سپاری عجله نکنید. بسیاری از کارآفرینان و مدیران استارتاپ‌ها از سرمایه‌گذاری زمان لازم به منظور ارزیابی و انتخاب گزینه مناسب برون‌سپاری، با توجیهات مختلف امتناع می‌ورزند. به عبارت دیگر اینچنین فرض می‌شود که با بررسی و نیازسنجی عمیق نسبت به فرآیندها، بخش عمده کار انجام شده است. بدین منظور توصیه می‌شود ابتدا نسبت به تدارک فهرستی از ۱۰ شرکت/سازمان مناسب جهت برون‌سپاری اقدام شود، سپس از طریق فرآیند ارزیابی و با پالایش این فهرست، در دو مرحله به فهرستی کوتاه‌تر شامل ۲ تا ۳ گزینه تبدیل شود. صرف زمان در مرحله گزینش کمک می‌نماید با برخی ابعاد با اهمیت در خصوص پیمان‌کار بیشتر آشنا شوید. همچنین این فرصت فراهم می‌شود تا به جای پرداختن به گزینه‌های گران قیمت در بازار، پیمان‌کاران تازه‌کار اما با کفایت را نیز مورد بررسی قرار دهید.
  • در فرآیند برون‌سپاری از مدیریت انتظارات غفلت نکنید. بخش عمده مدیریت انتظارات از طریق سیستم‌های رسمی نظیر قرارداد و شیوه‌نامه‌ها قابل رفع و رجوع است ولی آنچه اهمیت دارد انتظار کلی است که از برنامه برون‌سپاری مد نظر دارید. بدین منظور چنانچه اولویت اصلی شما کاهش هزینه است، این امر بایستی در فرآیند ارزیابی و انتخاب به صورت واضح و شفاف با گزینه‌های موجود مطرح شده و به عنوان یکی از اهداف اصلی برنامه به صورت کمی در قرارداد منعکس گردد.
  • اهمیت رابطه را در قرارداد برون‌سپاری نادیده نگیرید. اگرچه امروز سامانه‌های پیچیده و فناوری در خدمت برون‌سپاری، ماهیت این برنامه را به کل تحت تأثیر قرارداده؛ ولی کماکان برون‌سپاری طی یک رابطه شخصی صورت می‌پذیرد. تعریف، تشکیل و نگهداری از یک رابطه مستحکم و مبتنی بر احترام متقابل به دور از هر نوع فناوری، می‌تواند در مقاطع حساس و بزنگاه‌های کلیدی راهگشای مسائل ارزشمند بوده و در این مورد جایگزینی وجود نخواهد داشت.

[1] Helicopter View

[2] Proposal